Faciliter ses échanges au quotidien avec l’application Element

« Utiliser Element m’a permis d’alléger ma boîte mail et de rester joignable en télétravail sans utiliser mon téléphone personnel » - Laetitia Cosvin, Responsable du Service Budget et Gestion Financière

Comme beaucoup, le télétravail imposé par la pandémie a modifié l’organisation du travail de notre équipe. Avant d’utiliser Element, nous avions tendance à envoyer un grand nombre de mails pour tout type de demandes, ce qui pouvait s’avérer improductif.

Depuis que nous utilisons la messagerie instantanée Element, nous envoyons beaucoup moins de mails. Element nous permet de discuter de manière moins formelle et donc plus fluide au sein de notre équipe. C’est donc un outil idéal pour répondre rapidement aux questions de collègues, un peu comme un échange oral mais à l’écrit. Bien entendu, nous continuons d’utiliser les mails, mais nous les réservons aux échanges plus formels pour valider des décisions par exemple.

L’application Element permet aussi de passer des appels audios. Ceci constitue une alternative à l’utilisation du téléphone personnel, notamment en télétravail. J’ai d’ailleurs ajouté dans ma signature mail que je suis joignable via Element.

 

« Avec Element, je peux rapidement échanger avec mes collègues et partager des informations dans des salons de discussions partagés » - Thomas Rivière, Responsable Informatique du DOTA

Dans le cadre de mes activités de responsable informatique, j’utilise Element pour échanger avec la DSI. Dans mes activités de support en développement informatique dans mon unité, je l’utilise aussi lorsque mes collègues rencontrent des problèmes techniques. La fluidité et la rapidité de ce service de messagerie instantanée me fait gagner beaucoup de temps. L’outil donne aussi la possibilité de lancer des visioconférences et de partager son écran, ce qui est très utile quand le problème est complexe.

Element est également un très bon outil pour partager et échanger de l’information technique ou pratique. Pour cela, je me suis inscrit à plusieurs salons de discussion de l’ONERA sur des thématiques qui m’intéressent. Il existe de nombreux salons pour parler de logiciel, activité sportive, actualité de centre… Ces salons de discussions sont ouverts à toutes et à tous et regroupent des gens de tous département ce qui permet de partager le savoir facilement.

 

 « Nous avons créé sur Element un espace d’échange qui permet de structurer les flux d’informations de notre service et l’entraide » - Laurent Ollagnier, Officier de Sécurité des Systèmes d'Information du centre de Modane

Pour mieux organiser le partage d’information et l’entraide au sein de notre service, nous avons mis en place un espace composé de plusieurs salons thématiques. Nous avons un salon de discussion général, un salon consacré au système informatique, un sur la veille informatique et un dernier pour poser des questions techniques.

Je trouve qu’Element est un outil de communication à mi-chemin entre le téléphone et le mail. Il permet d’avoir des discussions rapides et informelles comme le téléphone tout en donnant la possibilité de répondre plus tard comme les mails. Il est également très pratique pour faire du travail « à deux mains » à distance en utilisant la visioconférence et le partage d’écran.

 

 

 

 

L’application Element en bref

Complémentaire du mail qu’elle n’a pas vocation à remplacer, cette application est une solution open source hébergée sur les infrastructures de l'ONERA. Elle est accessible à la fois depuis le réseau général et Internet et utilise un système de chiffrement de bout en bout garantissant la confidentialité des échanges.

Element permet de discuter en direct entre collègues de sujets à caractère professionnel de niveau non protégé. Il est également possible de lancer une conversation audio via l'équipement informatique ONERA, évitant ainsi notamment l'usage des téléphones mobiles privés. Pour rappel, les sujets qui relèvent de la sphère professionnelle ONERA ne doivent pas être évoqués sur les messageries en ligne non maîtrisées et hébergées à l’étranger, comme par exemple Whatsapp.

Par ailleurs, l'utilisation de l’outil Element, duquel il est aisé de se déconnecter, permet tout à fait de garantir le droit à la déconnexion auquel la direction de l'ONERA est très attachée.

Avant la première utilisation de l’outil, il est fortement recommandé de consulter le tutoriel proposé par la DSI, a minima jusqu’au paragraphe 3. Par ailleurs, un guide du bon usage de la messagerie instantanée à l’ONERA est à votre disposition.