Une journée avec les gestionnaires de paie

La dernière actualité sur la subrogation a été publiée le 27 octobre pour attirer l’attention du personnel sur les règles  à respecter pour que ce dispositif fonctionne au bénéfice de tous. Découvrez avec nous comment elle va se mettre en œuvre….

Ils s’appellent Dorothée Bogard, Juliette Vilmain, Catherine Leménager, Vanessa Rivière-Quichot, Dorothée Jain ou encore Joel Pires Strecht. Ils constituent le service paie avec à leur tête, fraichement nommée, Martine Siffermann.

Ce sont eux qui auront la charge au quotidien de la gestion de la subrogation, de la réception de l’arrêt de travail jusqu’à la récupération auprès des Caisses Primaires d’Assurance Maladie des Indemnités Journalières correspondantes à l’arrêt.

Vous les connaissez déjà au travers de toutes les questions de paie et de gestion administrative que vous pouvez être amenés à leur poser. Ce sont eux également qui  accueillent les nouveaux embauchés, qui préparent les départs, et traduisent sur le bulletin de paie  vos évènements professionnels et personnels, lorsqu’ils ont un lien avec la rémunération.

Ils travaillent en lien avec les différents services de la DRH, qui gèrent la carrière ou la formation par exemple et  collaborent quand cela est nécessaire avec l’assistance sociale Françoise Moulins …

Habitués à gérer les absences pour maladie, maternité etc…, ils s’attachent désormais depuis le 1er novembre à les envisager sous l’angle de la subrogation.  Au service paie, les changements sont fréquents, rythmés par les évolutions émanant de nouvelles dispositions internes telles que la subrogation ou celles liées à la réglementation sociale telles que la DSN (transmissions désormais mensuelle d’un certain nombre de données sociales nominatives).

« En ce qui concerne le projet de mise en œuvre de la subrogation, l’évolution de l’outil de paie a demandé environ 6 semaines, de la rédaction du cahier des charges à la mise en production. Ce sont les méthodes de travail qui vont changer la donne : il y aura plus de contrôles, et les gestionnaires dialogueront directement avec les centres de sécurité sociale », expose Charlotte Haurie, Directrice des ressources humaines. « Dans le cadre de la subrogation, comme pour la DSN, chaque gestionnaire a la responsabilité des salariés de son portefeuille. Cela permet une relation privilégiée et directe pour traiter les solutions les plus délicates » indique-t-elle.

Si la subrogation et la DSN modifient profondément les méthodes et la charge de travail, le service de gestion des paies, applique des procédures bien identifiées. « Martine Siffermann, responsable du service paie, profitera également de ces changements pour s’inscrire en 2016, dans une démarche qualité en lien avec  DQO. Un chantier qu’elle portera en s’appuyant sur l’expérience de Juliette, et de ses collègues », conclut Charlotte Haurie.

Témoignages

Martine Siffermann, Responsable du service Gestion des Paies : la paie, c’est de la gestion d’urgence

Depuis quelques années déjà, le traitement de la paie s’est beaucoup alourdi : les évolutions règlementaires sont si nombreuses et si complexes et le temps d’appropriation si court que nous sommes obligés de conjuguer dans le délai restreint du calendrier de paie, qualité des données et efficacité des organisations.
Ce travail est réalisé par une équipe investie, rigoureuse et passionnée, au service du personnel, dans un seul but : lancer une paie sans incidents, tout en continuant à gérer l’urgence.

La subrogation modifie profondément nos méthodes et notre charge de charge de travail. L’ONERA avancera désormais les indemnités journalières à ses salariés. Ceux-ci devront vraiment jouer le jeu et renvoyer leur arrêt maladie dans les 48 heures, sous peine de voir la Sécurité Sociale refuser de verser les indemnités. Il y aura des contrôles supplémentaires, pour vérifier que les demandes de subrogation sont bien prises en compte dans le flux DSN. Les gestionnaires effectueront aussi le rapprochement comptable entre les versements de la Sécurité Sociale et les paies. Une opération qui se fera par portefeuille et non globalement, les gestionnaires travaillant au plus près des salariés. Ils dialogueront aussi avec la sécurité sociale pour régler les cas particuliers, qui sont nombreux.

Juliette Vilmain, gestionnaire de paie : un métier exigeant et riche humainement

Nous sommes un groupe de 6 gestionnaires de paie, tous responsables  d’un portefeuille d’environ 350 salariés. Nous sommes chargés de suivre les événements professionnels et personnels de tous les salariés et d’en traduire les incidences en paie. Nous les guidons également durant tout leur parcours professionnel car nous intervenons à chaque étape importante, de l’embauche à leur départ en retraite. Nous traduisons  également en paie toutes les questions  relatives à l’évolution des carrières, la gestion du temps de travail et des absences, la maladie. Nous établissons les bulletins de paie et les déclarations obligatoires aux organismes sociaux. Nous organisons le versement des cotisations aux organismes compétents. C’est un métier aux tâches multiples, très vivant, qui demande de la réactivité, de la rigueur, mais aussi une grande capacité d’écoute au service des salariés, en toute discrétion.

Je suis la gestionnaire la plus ancienne dans la fonction et à ce titre, je m’efforce d’aider mes collègues lorsqu’ils sont demandeurs d’un conseil. Je m’appuie pour cela sur les procédures métier. A mon arrivée, j’ai rédigé un référentiel paie, régulièrement mis à jour par l’ensemble de l’équipe, pour ne pas perdre le savoir-faire, au gré des évolutions règlementaires ou internes, et des mises à jour logicielles. Ce référentiel est un outil vivant, qui permet aux gestionnaires nouvellement recrutés d’être très rapidement autonomes. Notre métier est très technique, mais il est également riche sur le plan des relations humaines. Nous apportons régulièrement notre contribution pour résoudre des dossiers difficiles. Les salariés nous en sont très reconnaissants. C’est un métier tellement évolutif qu’on en fait, à mon avis, jamais le tour. C’est pour cela que je le trouve passionnant.